كيف أدير مطعمي بعناية؟ وما هي مهام مدير المطعم الناجح؟ السؤال عن كيفية ادارة مطعم بيتسأل كتير جداً.. وطبعا سؤال زي ده عشان يتجاوب بمزاج وباستفاضة، ممكن يتجاوب في كتاب أو مجموعة فيديوهات أو في دورة تدريبية مكثفة.. وصعب جدا إنك تلم الإجابة في منشور أو حتى عدة منشورات.
لكن خلينا نلقي ومضات سريعة في نقاط قد تكون غير مرتبة لكنها هامة وتقدر من خلالها تلم خيوط وموضوعات تخليك تتوسع فيما بعد وتكسب منها معارف هامة لأي مدير مطعم محترف.
اهمية بيزنس المطاعم
بداية حابب بس أمهد لحاجة إن بيزنس المطاعم يعتبر من أنواع البيزنس الهام جدا وبيأثر كمان على حركة الاقتصاد في بعض الدول إن لم يكن معظمها.. لذلك لازم نعطيه الأهمية الكافية لإدارته بعناية – في مطاعم كبيرة جدا مقومة شركات وفاتحة بيوت كتير ومشغلة معاها مجالات وتفاصيل كتيرة.. وفي سلاسل أيضا بالمئات لنفس البراند.
ايضا فيه مطاعم مبيعاتها في اليوم تتجاوز مبيعات مطعم في شهور – مش ببالغ – وأعرف مطعم واحد شغال فيه أكثر من 150 موظف (فرع واحد فقط) – ده غير المطاعم الفردية الكتير جدا واللي فاتحة بيوت ومشغلة أموال ناس تعبانة فيها.. لذلك الإهتمام بإدارة المطعم أمر هام جدا ولازم يتاخد بجدية وحزم.
أهمية بيزنس المطاعم تكمن أيضا في كون أن الناس كلها هي عملاء لمطاعم.. يعني مفيش حد تقريبا مش بياكل في مطعم.. بغض النظر عن حجم ونوع ودرجة المطعم أو العميل.. فمطعمك مرصود بدرجة كبيرة جدا ويخضع لتقييم تقريبا كل الناس.. غير البلوجرز والمشاهير اللي شغلتهم أصلا تقييم المطاعم.. ده بخلاف الجهات الرقابية الأخرى.. وده في حد ذاته بيرفع درجة الخطورة في البيزنس لأنه مكشوف للجميع.
ناهيك عن ضرورة التعامل الحازم مع المادة الغذائية أصلا لأنها بتتعلق بصحة الناس.. واللي تخلينا أيضا نهتم أكتر ونركز في هذا الأمر -ونهتم بمدير المطعم وندربه ونعده إعداد جيد.. ونعرف هو بيعمل ايه بالضبط. لأن في كوارث بتحصل.. أقلها إن المطعم – لاقدر الله – يقفل وما يترتب عليه من خسائر.. والكلام ده طبعا لأصحاب المطاعم والمدراء والمهتمين بالمجال وأغلبكم يعرفوه.
طيب مش هتكلم أكتر من كده عن أهمية وخطورة بيزنس المطاعم رغم إن في حاجات كتير عاوز أقولها.. لكن هعتبر إن النقطة دي وصلالك كويس.. فهدخل معاك في موضوع الإدارة علي طول.
مهام مدير المطعم
لما هتكلم عن الادارة ممكن أقصد بيها مدير المطعم أو صاحب المطعم أو صاحب القرار في المطعم أو إدارة التشغيل، إلخ.. أيا كان حسب الهيكلة ونوع المطعم وحجمه.. وممكن تكون مجموعة العمل كلها.. لكن في النهاية إحنا عاوزين نحصل على النتائج المرجوة.
مواصفات مدير المطعم
اولاً مدير المطعم الناجح لازم يكون شخصية قيادية.. لأنه بيتعامل مع عدة جهات.. فلازم يعرف يدير ويتعامل مع كل من:
- أصحاب المطعم.
- الشيفات والعمالة والموظفين.
- العملاء والزبائن.
- الموردين.
- الجهات الرقابية والحكومية.
- إدارة التشغيل أو أي إدارة رقابية للشركة.. إلخ.
فلازم يكون شخصية مرنة وحازمة وفاهم شغله كويس ولبق ويعطي كل ذي حق حقه.
طبيعة عمل مدير المطعم المحترف
مدير المطعم لازم يكون فاهم المنيو كويس جدا ويكون عنده علم بطريقة عمل كل منتج وتكاليف كل منتج ونسبة الكوست والمارجن لكل منتج واللي سبق وشرحتها هنا.. ويفضل إن يكون في دليل تشغيلي ولو مختصر في آلية انتاج كل منتج أو كل طبق ومكوناته.. وصورة لشكله النهائي.. ويكون مذاكر الدليل ده كويس ويلف يوميا على المنتجات يدوق ويجرب ويشوف ويقيم ويرصد.. ويتأكد – بطريقة أو بأخرى – أن كل منتج طالع للزبون بالمواصفات والحجم والشكل المطلوب.
مدير المطعم المحترف لازم يكون عنده خطة من أول فتح المطعم لغاية غلقه.. متى يفتح ومتى يغلق، ومين بيعمل ايه وإمتى وخطة تشغيلية للانتاج اليومي سواء هو اللي يضعها أو إدارة التشغيل.. ويكون عنده خطة لترتيب الشيفات والعمالة.. وأوقات راحتهم ومواعيد حضورهم وانصرافهم وأيام إجازاتهم.
التأكد من الخامات وسلامة الغذاء
مدير المطعم الناجح لابد أن يكون عنده الحد الأدنى من معرفة السلامة الغذائية والجودة ونظام الهاسب HACCP (على الأقل يكون قرأ عنه).. ويكون ملما بمباديء سلامة الغذاء الأربعة.. وأنواع التلوث الغذائي وأسبابه – ومنطقة الخطر لنمو البكتريا ودرجات الحرارة المثلى لحفظ الأغذية سواء البارده أو الساخنة.. وكيفية تقديم وحفظ الأطعمة سليمة والتخلص من الأطعمة الغير سليمة بالطرق الصحيحة، والفصل بين الأغذية.. والنظافة والتعقيم والتطهير ..إلخ.
مدير المطعم لازم يكون عنده آلية لاستلام الخامات ويقسمها خامات غذائية وغير غذائية.. والغذائية يقسمها تجميد ولا تبريد ولا جافة.. إلخ.. ويكون المستودع عنده منظم وعنده كارت صنف لكل أيتم ويكتب عليه تاريخ الصلاحية وتاريخ دخول المستودع حسب نوع المنتج.
ويسجل كل حاجه عنده على شيت إكسيل أو برنامج مخصص لذلك.. لازم يكون بيعرف يعمل جرد للمستودع وامتى يعمله.. حتى لو هيتابع المحاسب أو القائم بذلك.. ولابد من اتباع قاعدة FIFO ما يدخل أولا يصرف أولا.. حتى لو كان المطعم صغير ولا يوجد مستودع بالمعنى المعروف لكن لابد من الترتيب والتنظيم.
مدير المطعم الناجح لازم يكون عنده نظام صارم لرفض أي مواد خام غير مطابقه للمواصفات.. ويكون عنده نموذج للاستلام ونموذج لرفض بضاعة غير مطابقة.. ويفهم ده للموردين اللي بيتعامل معاهم.. وطبعا لازم يكون عنده دليل مكتوب فيه مواصفات المواد الخام المطلوبة ويطلع عليه المورد الجديد اللي بيتعامل معاه أو مسؤول المشتريات.
التعامل مع الموظفين من مهام مدير المطعم
مدير المطعم الناجح لازم يكون عنده نظام لتحفيز الموظفين.. ونظام التحفيز ده يكون مربوط بنظام للتقييم.. المحسن يأخذ بونص والمسيء لا يأخذ.
نصيحة: ماتخصمش من راتب حد عشان أخطأ في الشغل خلي الخصم ده للغياب أو للمصائب الكبيرة.. لكن مش تفضل تخصم عمال على بطال من راتب الموظف.. أكبر خطأ مش هتجني منه غير سخط الموظف وأشياء أخرى بتتعرف في الاخر.. طالما جه واشتغل لازم ياخد أجره.. طب عاوز تحفزه اعطيه بونص.. طب عاوز تعاقبه أخصم من البونص مش من الراتب.. جرب الطريقه وادعيلي (ان شاء الله سيكون لنا منشور عن آلية التحفيز والتقييم المثلى في مجال المطاعم والكافيهات وتنفع لأي مجال أيضا).
مدير المطعم والتسويق
مش شرط يكون مدير المطعم بيفهم تسويق أو شاطر فيه.. وإن كان الافضل يكون كذلك.. لكن المفروض اللي بيقوم بعملية التسويق المباشر بيكون إدارة تسويق أو مسوق.. أو حتى شركة مسوقة أو فري لانسر.. المهم يكون في تسويق للمطعم.. لأن مدير المطعم لو انشغل بأعمال التسويق سواء كان ميداني أو سوشيال ميديا فاللى هيحصل انه هيقصر في أعماله في إدارة المطعم.
المطلوب من مدير المطعم هو الحفاظ على الزبائن اللي بيترددوا على المطعم ورفع قيمة الفاتورة بطريقة إحترافية.
التعامل مع العملاء
مدير المطعم الناجح يهمه جدا معرفة رأي الزبون وتقييماته على جوجل وعلى أي منصة.. ويتابع بنفسه آراء العملاء والفييد باك.. ويسأل ويطمن بنفسه.. ويهتم لهذا الأمر.. ويحلل الآراء ويسعى جاهدا على تفعيلها ويشوف الأخطاء والمشاكل المكررة ويضع لها حدا لعدم تكرارها.. يعني يهتم جدا بالعميل ورأيه ويكون حريص على عودته مرة أخري.
مدير المطعم لازم يعرف أن الزبون اللي بيشتكى ده في صالح المطعم لأن نسبة العملاء اللي بتشتكي قليلة جدا قد لا تصل إلى 5% فقط من العملاء المتضررة – انت متخيل؟! وطبعا ده مش في صالحك إطلاقا – لأن باقي العملاء المتضررين ولم يشتكوا، هؤلاء لن تراهم عندك مرة أخرى – والموضوع ده يطول الشرح فيه لأهميته القصوى.
مدير المطعم الناجح لازم يتعرف على انماط العملاء ويذاكرها كويس عشان يعرف يتعامل معاهم ويدرب موظفيه على ذلك.. فهناك العميل المهتم والدقيق.. والعميل الناقد.. والغاضب.. والمتردد.. والعنصري.. والمقريف.. والمتصيد.. والمتسلط.. وغريب الاطوار.. والمتذوق.. والمتحذلق.. والمتفلسف.. والمضطر.. إلخ.
وهناك طبعا العملاء الطبيعيين.. لكننا لابد أن نعرف نتعامل مع كل هؤلاء وإن كانوا يعدوا استثناءا وقلة.. لكن التعامل الغير صحيح معهم لن يضر إلا مطعمك.
وكن حذر فالعميل دائما على حق.. وهذه مقولة صحيحة نوعا ما.. واللي فاهم تسويق كويس هيفهم النقطة دي كويس.
نقول تاني: مدير المطعم مسؤول عن إن العميل يرجع مرة أخرى ويكون مبسوط وراضي.
مطلوب منه أيضا إنه يعمل حاجه اسمها UP selling أو زيادة المبيعات من خلال الكاشير أو الويتر (حسب نوع المطعم) عن طريق الزبون اللي عنده في المطعم أو اللي بيطلب أونلاين.. إلخ. مثل اقتراح منتجات جانبية – عرض عروض معينة على العميل.. إقتراح الوجبات المكتملة.. إقتراح أطباق المارجن فيها مرتفع.. إلخ.
العميل لو راضي ومبسوط عن الجودة والخدمة والطعم والسعر مقابل القيمة.. هيرجع تاني وهيجيب أهله وأحبابه وأصحابه وجيرانه.. وده يعتبر أفضل تسويق بيقوم به مدير المطعم وفريق العمل.. والكلام في النقطة دي يطول أيضا وأكتفي بما ذكرته.
من مهام مدير المطعم هندسة المنيو
مدير المطعم المحترف بيعرف يعمل حاجه اسمها هندسة المنيو ودي بتتعمل على فترات حسب المنيو وحسب المطعم.. ممكن ثلاث شهور وممكن ستة وممكن أحيانا شهريا إذا لزم الأمر.
لازم يعرف مدير المطعم إن منتجات المنيو عنده بتتقسم أربع أنواع حسب المبيعات وحسب المارجن أو الجروس مارجن (الربح المباشر وليس الصافي):
- المنتج Star: وده منتج بيبيع كويس عنده والمارجن عالي.
- منتج البازل Puzzle: وده منتج مبيعاته أقل من الاستار لكن المارجن فيه عالي.
- منتج حصان المحراث Plow horse: وده منتج بياع جدا لكن المارجن فيه منخفض.
- والمنتج الدوج: وده منتج لا بيبيع كويس ولا المارجن فيه كويس.
من خلال التقسيمة دي بيعرف مدير المطعم يركز على إيه في البيع.. يشيل إيه ويحط إيه ويعدل في إيه.. أيضا يقدر يقرر يعمل عروض كومبو على إيه وما يعملش على ايه.. إلخ.
ممكن أيضا يعدل في الأسعار زيادة أو نقص.. يقدر يلغي منتج من المنيو.. ويضيف آخر أو يعدل في المواد الخام والريسبي.. إلخ.
فن المعاملة والمظهر والتدريب
مدير المطعم الناجح بيكون ودود ومبتسم وبشوش في وجوه العملاء وبيدرب الموظفين على كده خاصة الموظف اللي بيتعامل مباشرة مع الزبون مثل الكاشير أو الويتر أو خدمة العملاء.. فيه مطاعم بتكون صارمة جدا في الموضوع ده لدرجة ان ممكن الموظف يتعاقب لو مكانش مبتسم أو اتعامل بلطف وود مع الزبون.
مدير المطعم الناجح .. بيتأكد دوما إن موظفيه ملتزمين بأعمال السلامة الغذائية والنظافة الشخصية والهايجين.. ملتزمين في اليونيفورم ويكون نظيف.. الاهتمام بالمظهر.. الشعر.. الأظافر.. إرتداء الجلافز والهيرنت.. إلخ. ولا يتهاون في هذه الأمور إطلاقا.
متابعة النواقص
مدير المطعم الناجح مطعمه لا يتوقف على ماده خام نفدت فجأة.. لابد من متابعة حركة المستودع سواء من خلال سيستم أو حتى بطريقة مانوال في جميع المواد الخام غذائية أو غير غذائية.. فلابد من التركيز في ذلك حتى لا يتوقف المطعم أو حتى منتج واحد من منتجات المنيو.. هذا الموضوع خطير وللأسف يتكرر كثيرا.
من مهام مدير المطعم متابعة النظافة
مدير المطعم الناجح مطعمه دائما نظيف وعنده موظف أو أكثر مخصص لأعمال النظافة وهناك جدول للنظافة لابد من متابعته والتأكيد على تفعيله.. سواء النظافة الدورية أو اليومية أو الاسبوعية أو الشهرية.. لابد أن يكون المطبخ نظيف والأدوات المستحدمة والصحون، والصالة كذلك بتلمع والطاولات دائما نظيفة.. ودورات المياه والواجهة والزجاج واللوحات.. إلخ.
النظافة التي يراها الزبون ما هي إلا إنعكاس لما هو بالداخل الذي لا يراه.. فما بالك لو الظاهر غير نظيف!!!
الزبون يفضل المطاعم النظيفة.. حتى لو ضحى ببعض السعر أو حتى لذة الطعم.
حساب التكاليف
مدير المطعم المحترف.. يعرف يحسب تكاليف وجباته واللي سبق وشرحت بتتحسب ازاي تكاليف الوجبة.. أو على الأقل يعرف تكاليفها .. ويعرف نقطة التعادل عنده في المطعم ويعرف تكاليفه الثابته وتكاليفة التشغيلية المباشرة والغير مباشرة.. يعرف النقاط التي يمكن أن يوفر فيها ويعرف يحافظ على موارد المطعم ويقلل الهادر قدر الامكان دون أن يؤثر على الجودة.
مدير المطعم يعرف يقرأ قائمة P&L (المكسب والخسارة) الشهرية للمطعم عنده.. ويعرف أين مواطن الخلل ويعدلها.. إلخ.
الملخص عن مهام مدير المطعم الناجح
مدير المطعم من الآخر ما فيش حاجه بتدخل أو تخرج من وإلى المطعم إلا ما يكون عارف هي إيه وإمتى ويعرف يعمل كنترول على ذلك من خلال التسجيل والمتابعة والاشراف.. مدير المطعم هو من يطبق وظائف الإدارة الخمسة على المطعم:
- التخطيط.
- التنظيم.
- التوظيف.
- الرقابة والكنترول.
- التوجيه والإرشاد.
وأخيرا لو أنت كملت معايا وقريت كل اللي فات . فأشكرك جدا على وقتك وأتمنى تكون استفدت ولو في نقطة واحدة.. وده شيء يسعدني ويشرفني حاجة تانية وهامة جدا.. مدير المطعم مش سوبر مان.. ومش هيقوم بالنقاط دي كلها لوحده.. لكن معاه فريق عمل بيوجههم.. ومعاه إدارة تشغيل بتخطط له.
طيب عشان أكون مدير مطعم لازم أعمل كل اللي فات ده؟!
بالطبع لأ.. اعمل اللي تقدر عليه حسب نوع وحجم مطعمك.. سدد وقارب.. طور وضيف.. وربنا يوفقك.
طبعا في نقاط تانية.. ممكن تكون رئيسية وممكن تكون متفرعة من نقاط أخرى ذكرناها.. لكن مش هينفع أذكرها هنا لأن المنشور طول قوي مني.. واعذروني فعلا على الإطالة.