قبل ان نتناول دراسة نظام الادارة بالاهداف وبالاداء .. يجب ان نعلم أغلب أصحاب المشروعات يقوموا بالتركيز على الجانب المالي والأرباح ويهملوا اموراً مهمة جداً والتي من شأنها ان تؤدي لفشل المشروع.
في هذه الدراسة عندما يعي القارئ مفهوم نظام الادارة بالاهداف وبالاداء سيفهم جميع الأسباب المؤدية لفشل 90% من المشاريع الناشئة.
نظام الادارة بالأهداف وتطوره
اخترع الخبير في الادارة (بيتر دركر) خلال سنة 1954، منظومة للإدارة والتي تم تسميتها بنظام الإدارة بالأهداف MBO (Managment by objectives).
كان الهدف من ذلك النظام هو تحسين أداء العاملين من خلال الإتفاق على أهداف واضحة ومُحددة يشارك فيها كل فريق العمل من مُدراء وموظفين.. والتركيز على ان تكون تلك الأهداف صعبة لكنها قابلة للتنفيذ.. وكان يتم التوصية في هذا النظام ان تقوم المؤسسة على تحفيز الموظفين بإستمرار من خلال المكافئات.. والتركيز على مكامن قوتهم بدلاً من ضعفهم وتطويرهم بإستمرار (يعني حفز الموظف بالمكافئات وهو هيعالج نفسه بنفسه).
لكن هذا النظام كان يوجد به بعض القصور.. ففي عام 1981م قال الخبير الإداري (جورج دوران) ان هذا النظام ينقصه ان يكون نظاماً يكون ذكياً SMART. واوضح ان لكل حرف من الكلمة ترمز لكلمة.
- حرف ال S (Specific) يعني محدد بدقة.
- حرف ال M (Measurable) ويعني قابل للقياس أي نستطيع ان نقيسه ونقيمه ونقول ان هذا الهدف مثلاً تم إنجاز 70% منه والباقي 30%.
- وحرف ال A (Achievable) يعني انه يمكن تحقيقه أي ليس خيالاً علمياً.. وفي حدود إمكانيات المؤسسة وكل فرد في فريق العمل.
- وحرف R (Realistic) يعني انه مرتبط باستراتيجية ورؤية ورسالة المؤسسة.. وهذا معناه ان ليست أي مبادرة شخص ما يقترحها نقوم بسرعة بتنفيذها (لازم الأول نتأكد من ارتباطها بالخطة الإستراتيجية).
- حرف ال T (Timely) اي محددة بزمن بمعني انه ليس هدفاً وقته مفتوح.
نظام بطاقة الأداء المتوازن
بعد كل ما سبق وجدت الشركات ايضاً انه مازال هناك قصوراً ومشاكل رغم تنفيذ تلك الأنظمة في نظام الإدارة بالأهداف.. وفي سنة 1992 ابتكر الخبيران (ديفيد نورتون، وروبرت كابلان) نظاماً جديداً تماماً وأطلقوا عليه بطاقة الأداء المتوازن BSC (balance score card).
نظام بطاقة الأداء المتوازن قال ان نظام الادارة بالاهداف غاب عنه التوازن والقياس بدقة.. وقال بإختصار انه لا قيمة لنجاح المؤسسة المالي ما لم يصاحبه موظف متطور وسعيد ونظام عمليات داخلي ذكي وعميل راضي.
فقام مبتكري النظام الجديد يتصميم بطاقات أداء لكل هدف بحيث يراعوا فيها ان تكون كل الأهداف الموجودة متوازنة ومترابطة مع بعضها وتصب كلها في إتجاه تحقيق رؤية واستراتيجية المؤسسة.. وأي مبادرة لا تصب في هذا الطريق ليس لهم بها علاقة.
وكان يتم مناقشة مشكلة ان أصحاب المؤسسات أغلبهم بيركز على الجانب المالي وبيهمل اموراً اخرى مهمة وبالتالي بيحصل فشل في استمرارية المشروع في الطريق.
محاور عمل نظام بطاقة الاداء
هذا النظام كان بيدور حول 4 محاور رئيسية، وهي على النحو التالي:
المحور الأول: التطوير والنمو لكل فريق العمل.. (احنا لازم نطور وبشكل مستمر العنصر البشري لأن مفيش نجاح بدون البداية من طرف الخيط ده).
اما المحور الثاني: العمليات الداخلية.. (فريق العمل اللي طورناه ده محتاج نظام محترف داخلي يتماشى مع إمكانياته عشان تاخد منه مُخرجات عالية الجودة).
اما المحور الثالث: العملاء ومظهر الشركة الخارجي.. (طورنا فريق العمل وعملنا نظام عمليات ذكي عشان في النهاية نحقق رضاء العميل والصورة الذهنية للمؤسسة خارجياً).
واخيراً المحور الرابع: الجانب المالي.. (تحقيق أرباح المؤسسة وتنفيذ خططها المالية هيكتمل في النهاية بعد التركيز على المحاور الثلاثية الأولى ومن هنا الشركة تقدر تحقق أهدافها المالية).
وبعد ان نحدد كل تلك الأهداف بتوازن يجب ان يكون عندنا KPIS وهي مؤشرات قياس الأداء حتى نستطيع في أي وقت ان نقيس بدقة مدى تقدم الهدف وقياسه بمؤشرات واضحة ومحددة ومُعلنة لفريق العمل.